Envision
O mundo atual exige agilidade nos processos de contratação das empresas e a necessidade de redução de custos fixos levou à terceirização de serviços, antes considerados essenciais.
Dentro deste horizonte, as empresas passaram a contratar escritórios especializados para assessorá-las e representá-las nos processos de gerenciamento e fiscalização de projetos e obras.
É neste cenário que a Envision está atuando tendo como missão sempre atender aos clientes de maneira transparente, otimizando seus custos, prazos, garantindo a qualidade dos serviços, visando sucesso dos empreendimentos.
Resumo Executivo
A Envision enfrentava desafios críticos de segurança, acesso remoto e colaboração com clientes. Com a adoção do Enuve Smart, obteve disponibilidade contínua dos dados, backup automatizado, compartilhamento seguro por pastas e colaboração simplificada entre times internos e stakeholders externos. O resultado foi mais eficiência operacional e aumento da satisfação dos clientes.
Introdução
A Envision é uma empresa de engenharia que lida diariamente com documentação técnica, desenhos, contratos e relatórios que precisam estar acessíveis, íntegros e sob controle — dentro e fora do escritório. Em projetos de engenharia, tempo e precisão documental são diferenciais competitivos: qualquer atraso no acesso a arquivos ou versão incorreta de um documento pode gerar retrabalho, riscos e custos.
O Desafio
- Acesso remoto/híbrido inconsistente, com gargalos típicos (VPN lenta, indisponibilidades, fricções no dia a dia de obra/campo).
- Risco de versões de arquivos desatualizadas e perda de rastreabilidade.
- Necessidade de compartilhar documentos com clientes e parceiros sem expor dados sensíveis.
- Garantia de integridade e disponibilidade dos dados críticos (backups e recuperação).
- Padronização do fluxo de trabalho documental entre equipes internas e externas.
Em síntese: a Envision precisava centralizar, proteger e disponibilizar arquivos críticos, mantendo controle e simplicidade de acesso.
Objetivos do Projeto
1. Garantir disponibilidade contínua e integridade dos dados (backup automatizado e restauração fácil).
2. Simplificar o acesso remoto com experiência fluida para times internos e externos.
3. Controlar permissões por pasta/projeto e evitar exposição indevida de informações.
4. Reduzir retrabalho por conflitos de versão e melhorar a colaboração.
5. Elevar a satisfação do cliente final oferecendo acesso seguro e rápido a documentos.
A Solução: Enuve Smart
O Enuve Smart foi implementado como servidor de arquivos em nuvem, centralizando o dados e habilitando acesso controlado.
Pilares adotados:
- Backup automatizado: integridade e disponibilidade contínua dos dados.
- Compartilhamento seguro por pastas: acesso seletivo para clientes e parceiros, com controle fino de visibilidade.
- Acesso simples de qualquer lugar: experiência consistente para trabalho remoto e em campo.
- Colaboração interna e externa: menos retrabalho por versões desatualizadas e mais agilidade em aprovações e revisões.
Arquitetura de Pastas e Governança de Acesso
- Estrutura por projeto/cliente, com subpastas por disciplina (ex.: contratos, desenhos, relatórios, fotos de campo).
- Permissões conforme necessidade (princípio do menor privilégio).
- Acesso externo restrito a pastas específicas para cada cliente.
- Padrões de nomenclatura e versionamento para facilitar auditoria e rastreabilidade.
Implementação (Passo a Passo)
1. Diagnóstico: mapeamento de fluxos documentais, requisitos de acesso e prioridades de migração.
2. Migração dos dados: priorização por criticidade e impacto, garantindo continuidade operacional.
3. Estruturação de pastas e políticas: criação e bloqueio de padrões (nomes, níveis de permissão, regras de compartilhamento).
4. Treinamento leve e orientação de uso: materiais curtos para time interno e guia de acesso para clientes.
Resultados Alcançados
- Segurança e acesso resolvidos rapidamente, com disponibilidade contínua e tranquilidade operacional.
- Colaboração simplificada entre times e com clientes, reduzindo idas e vindas por e-mail e diminuindo retrabalho por versões.
- Experiência melhor para clientes: acesso rápido e seguro aos documentos necessários, com visibilidade apenas do que lhes diz respeito.
- Confiança no backup automatizado e na recuperação de dados, mitigando riscos e incertezas.
Depoimento do Cliente
Segundo Rodrigo, responsável técnico da Envision, empresa de engenharia de São Paulo:
“A partir da implementação do Enuve Smart, servidor de arquivos em nuvem da Enuve, os problemas de segurança e acesso aos dados foram rapidamente resolvidos. O backup automatizado garantiu a integridade e a disponibilidade contínua dos nossos dados. A plataforma de compartilhamento da Enuve facilitou enormemente a colaboração interna e externa, permitindo que concedêssemos acesso seguro a pastas específicas para nossos clientes. Isso não apenas melhorou a nossa eficiência operacional, mas também aumentou a satisfação dos nossos clientes, que agora têm acesso rápido e seguro aos documentos necessários”.
Indicadores de Sucesso
- Tempo médio de acesso a arquivos por equipes remotas.
- Taxa de restauração de arquivos e testes de recuperação (backup).
- Redução de incidentes de versão (arquivos duplicados/conflitos).
- Adoção por clientes externos (quantidade de acessos/usuários convidados).
- Redução de tickets internos relacionados a acesso/compartilhamento.
Boas Práticas Tiradas do Projeto
- Padronização de estrutura e nomes reduz enormemente o atrito e o retrabalho.
- Permissões por projeto/cliente evitam exposição de dados e simplificam a governança.
- Treinamentos curtos e materiais autoexplicativos aceleram a adoção.
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